Analisis Sistem Penyimpanan Arsip di Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip, hambatan yang dialami dan cara mengatasi permasalahan tersebut pada sistem penyimpanan arsip di Dinas Tata Ruang Dan Cipta Karya Kota Bandung. Metode peneliltian yang digunakan adalah deskriptif yaitu penulis menggambarkan hasil observasi sistem penyimpanan arsip baik melalui studi kepustakaan maupun studi lapangan yang dilakukan melalui pengamatan langsung dilapangan maupun wawancara kemudian memaparkannya.

Setelah melakukan peneliltian dan pengamatan, penulis memperoleh kesimpulan bahwa sistem penyimpanan arsip di Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung masih kurang baik penyimpanannya. Hal ini dapat dilihat dari kesulitan yang dialami oleh petugas arsip pada saat harus mencari sebuah arsip. Masih banyaknya kesalahan dalam pengarsipan , kurangnya kecakapan petugas arsip sehingga dokumen tersebut tercampur dan sulit ditemukan, adanya arsip yang hilang, pemberian nomer kode yang berulang dan tidak adanya pengkodean pada arsip merupakan permasalahan yang harus segera diatasi. Oleh karena itu, masih diperlukan perbaikan-perbaikan agar sistem penyimpanan arsip lebih rapi.

Mengingat pentingnya arsip sebagai ingatan, pusat informasi, dan sumber sejarah sehingga penyimpanannya harus dilakukan dengan benar sesuai SOP agar mudah untuk ditemukan kembali. Untuk arsip yang hilang, dilakukan digitalisasi arsip. Arsip dipilah dan kemudian dipindahkan sesuai klasifikasi. Jika terdapat nomor arsip yang sama atau ada arsip yang tidak memakai nomor, petugas arsip akan melihat ulang ke buku besar yang disesuaikan dengan nomor SIMB . Agar penyimpanan arsip dapat terselenggara dengan baik, maka petugas arsiparis perlu mendapatkan pelatihan.  Untuk penomeran yang sama, disarankan agar memberikan tambahan alphabet pada nomer yang sama tersebut, misalnya 300-A, 300-B, 300-C.